1、目的
為規(guī)范公司項目文件體系的歸檔管理，對包括從項目開始到結(jié)束的整個過程中制作、使用及修改的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)所使用、歸檔的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性。
對安全、完整的記錄項目檔案進行有效控制，以保護和記錄公司的所有項目，保護公司的知識產(chǎn)權(quán)和項目積累，豐富公司的項目產(chǎn)品庫，同時滿足日后的項目分析、公司規(guī)劃，以及在特殊時期的可追溯性。
2、范圍
本制度包含了文件的編寫、歸檔、權(quán)限審批、更改及查看等過程，規(guī)定了各過程負責人的職責，以及相應(yīng)的文檔操作歸檔和權(quán)限分配。
公司的項目文件歸檔管理制度做為公司的一個長期發(fā)展規(guī)劃的一部分，納入各項目負責人的績效考核，具有一定的強制性、約束性和規(guī)范性，要求各項目負責人合理安排、及時有效的將公司的成果安全、完整的記錄歸檔。
3、職責
3.1全過程中各項目負責人職責：
3.1.1負責確定所管理項目過程的文件規(guī)范、需求。
3.1.2負責對項目過程管理文件（圖紙、各類技術(shù)文件、合同、項目計劃、會議紀要、校審記錄等等）進行整理并安排專人歸檔。
3.1.3負責嚴格執(zhí)行項目過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄和文件分類歸檔。
3.1.4負責歸檔項目文件的更改、修訂、完善和查看等。
3.2信息專員職責：
3.2.1負責管理制度的編制、修訂。
3.2.2負責歸檔文件服務(wù)器的架設(shè)和日常維護。
3.2.3負責權(quán)限的管理和分配、撤銷等。
3.2.4負責在歸檔過程中的問題反饋及問題協(xié)調(diào)解決。
3.3項目歸檔審核專員職責：
3.3.1負責項目歸檔文件的統(tǒng)籌。
3.3.2各項目各部門過程文件歸檔的評審和批準。
3.3.3對于審核通過的完整的歸檔項目提交到歸檔文件服務(wù)器保存。
3.3.4對于修訂、查看歸檔文件的權(quán)限審批。
